Cómo aplicar los principios Lean y el método Kanban para mejorar un proceso de Reclutamiento y Selección

En este caso de estudio voy a explicar como aplicando el pensamiento Lean y utilizando el método Kanban como catalizador logramos una serie de beneficios en el proceso de reclutamiento y selección en una empresa.

Primero explicaré como comencé el proceso evolutivo haciendo visible el proceso para mí, gradualmente ganando aliados en la companía para adoptar el método Kanban en reclutamiento utilizando un enfoque basado en el sentido común. Si trabajas o estas involucrado en reclutamiento y selección estoy seguro que no te vas a resistir a usar este método ya que los beneficios son tangibles.

A nivel mundial si bien el método Kanban para trabajadores del conocimento se popularizó en desarrollo de software y soporte tecnológico hoy en día cada vez más se conoce de su aplicación en áreas fuera de TI tales como reclutamiento, marketing, logística e incluso para organizar tu vida personal. Kanban permite organizar el trabajo y completar tareas con un alto nivel de calidad.

El método tiene un conjunto de prácticas que permiten encontrar un balance apropiado entre la demanda que recae sobre los trabajadores del conocimiento y lo que  realisticamente estos pueden hacer como equipo humano de acuerdo a su capacidad. Kanban crea el contexto para aplicar los principios Lean y mejorar los sistemas de trabajo.

El proceso de reclutamiento y selección en el cual estuve inmerso presentó la siguiente problemática:

  1. Desconocimiento del estado de los candidatos en el proceso
  2. Falta de visibilidad de situación de candidatos en el proceso
  3. Seguimientos innecesarios
  4. Dificultad para entender prioridades
  5. Dificultad para hacer seguimiento a las decisiones
  6. Confusión/Falta de politicas explícitas para procesar candidatos
  7. Dificultad de anticiparnos a contrataciones en vista de las oportunidades
  8. Suboptimización
  9. Desbalance entre la demanda de candidatos contra la capacidad disponible

Vamos a ver como solucioné los problemas arriba uno por uno. Ilustraré cada punto  haciendo referencia a comunicaciones en las cuales por razones de confidencialidad reemplazo los nombres reales por ficticios. Por ser reclutamiento un área que maneja información personal, cambio los nombres de candidatos (en algunos casos por jugadores de las selecciones del mundial :). Además de ocultar nombres, he traducido y variado ligeramente el contenido de algunos ejemplos,  pero sin alterar la intención para ilustrar la problemática exacta dentro del contexto de este caso de estudio.

Primero cabe resaltar que para gestionar candidatos y el proceso de selección utilizamos uno de los tantos productos de recruiting que existen hoy en el mercado. Este y otros productos similares funcionan muy bien como repositorio de información pero carecen de una manera efectiva de gestionar y coordinar el flujo de candidatos en el proceso. Si lo tuvieran probablemente incoporarian los conceptos clave de Kanban tales como alta visualización, limitar el trabajo en progreso y políticas explícitas. Analicemos cada situación:

1. Desconocimiento del estado de los candidatos en el proceso

DesperdicioEnElProceso2

Se estima que Karla  ha invertido alrededor de 20 minutos en elaborar el cuadro de estatus arriba. Ha recolectado esta información del sistema de reclutamiento y además tuvo que buscar otros detalles escondidos en emails que probablemente hayan tenido que actualizarse previamente en la base de datos. Si se toma en cuenta de que este tipo de emails fueron recurrentes la capacidad desperdiciada preparando estos emails era alta.

2. Falta de visibilidad de situación de candidatos en el proceso

FaltaVisibilidadEn elProceso2

Emails como el ejemplo arriba van y vienen para comunicar la situación de los candidatos y su estado. Desperdicio en prepararlos, leerlos y hacerles seguimiento por todos los involucrados en reclutamiento en las distintas fases para saber el estado en el que se encuentran los candidatos.

3. Seguimientos innecesarios

SeguimientoInnecesarioEmail3

Se realiza un seguimiento innecesario como consecuencia del punto anterior, no existe visibilidad del proceso de recrutamiento. Tampoco se guarda consistencia en el proceso y los sistemas que lo soportan. Es decir se presenta el estado de uno o varios candidatos por email pero cuando el estado de estos cambia ya sea porque alguno respondió un correo o confirmó una entrevista se requiere una y otra vez los seguimientos via mail.

4 Dificultad para entender prioridades

DificultadVerPrioridades

Estas reuniones involucraron hasta 4 ubicaciones geográficas via video conferencia y los responsables de reclutamiento teniamos que proveer un estatus del proceso. Las posiciones requeridas en base a las necesidades de los clientes, el estado de los candidatos en el proceso, ratio por hora y las decisiones tomadas que permitirán descartarlo o moverlo a la siguiente fase dentro del proceso.

5. Dificultad para hacer seguimiento a las decisiones

DificultadEnSegDecisiones2

Una vez mas este problema se debe a la falta de visibilidad de los candidatos en el proceso y una clara definición de terminado para la fase  técnica. No saber en que estado se encuentra el candidato obliga a hacer un seguimiento con la persona responsable de la fase anterior (entrevista técnica) lo cual termina siendo desperdicio absoluto.

6. Confusion/Falta de politicas explicitas

FaltaDePoliticasExplicitas2

No se tienen en claro las políticas de cambio de estado porque no son explícitas. Las políticas estan escondidas en emails y las conversaciones son ambiguas y podrian estar sujetas a diversas interpretaciones lo cual compromete la calidad y efectividad del proceso. A esto se suma de que la comunicación original estaba en inglés.

7.  Dificultad de anticiparnos a contrataciones en vista de las oportunidades

dificultadEnPredecirCandidatosContraElPipeline2

El correo denota lo dificil que fue tratar de anticiparse a las contrataciones según las oportunidades se iban materializando. El protagonista de este correo dedicó unos 25 minutos en preparar esta comunicacíon (lo confirmé con él mismo cuando presenté este caso) esto considerando el tiempo que le tomó revisar emails pasados y cvs de candidatos en su PC. Nunca mas volví a ver un email similar luego que empezamos a usar Kanban.

8. Suboptimización

suboptimizacion2

¿De que sirve procesar mas candidatos cuando existe un cuello de botella en el proceso con la fase de entrevistas personales? Finalmente las decisiones de contrataciones las tomaba yo y de nada hubiese servido acelerar el proceso  cuando ya estaba saturado de entrevistas personales. El email demuestra que se está tratando de ser lo mas eficiente posible sin tener en cuenta el sistema. El proceso será tan rápido como el cuello de botella, quiere decir que dependen de mi ritmo  :0)

9. Desbalance entre la demanda de candidatos contra la capacidad disponible

nomasentrevistas3
En este email demuestra que implicitamente se ha excedido la cantidad de trabajo que tengo en progreso. Tengo mucho trabajo de reclutamiento pendiente por procesar y de nada sirvió que los distintos participantes del proceso en etapas tempranas fueran mas productivos.

De acuerdo a la teoría de restricciones podriamos elevar mi restricción e incrementar la tasa de entrega aumentando la capacidad de procesamiento en mi fase con una persona mas que que ayude a tomar la decisión final. Lamentablemente esto no era posible porque al ser una empresa que recién empieza a formar equipos de trabajo… ¡tengo que conocer muy bien a quienes estamos contratando!

Y estos son los puntos criticos ….tenia que tomar una decisión por que estaba a punto de saturarme. Veamos como comenzar este cambio evolutivo.

Comienzo mapeando todo el proceso actual en un papel y luego armo un tablero en una pizarra, abajo el resultado: ¡Mi primer tablero kanban! Cada Post-It es un candidato que viaja en el proceso, los colores representan una posición por ejemplo: J2EE Senior Developer, QA, LAMP Developers, etc y cada columna representa una fase del proceso que refleja la realidad.

initial kanban board

En cada fase indico algunas políticas de cambio de estado. Elaborar las políticas es cuestión de preguntarse: ¿Qué información del candidato necesito generar para completar cada fase? Por ejemplo ¿cuándo considero a un candidato apto para la entrevista técnica? 1) Cuando pase la entrevista en Inglés y 2) Cuando su estado en el sistema de reclutamiento que tenemos cambie a “Qualified”

¿Que he ganado hasta ahora? ¡Bastante! tengo visible el proceso y ya sé en qué fase está cada candidato. A simple vista pude visualizar los cuellos de botella. Aunque al inicio no limité la cantidad de trabajo en progreso en un momento lo hice con mi fase para comenzar a balancear la cantidad de candidatos a procesar contra mi capacidad disponible. Mi límite al inicio: hasta 2 entrevistas diarias.

hr limit wip

Con este pequeño cambio empezó a bajar el estrés. Sabia cuándo me estaba acercando al punto de saturación. Podía comunicar al equipo que se baje el ritmo ¿Qué sigue? Enseñarle Kanban al resto del equipo y asegurar que entiendan los principios.

Comencé con mi asistente de HR encargada de la recepción de CVS de candidatos y entrevistas en inglés. Sin presión empezó a descubrir el nivel de visualización ganado al punto de que a los pocos días armó su propio tablero kanban. Pero me encontré con un pequeño problema: ¡ahora tenemos dos tableros reflejando el mismo proceso!

Nada mal si lo vemos desde el punto de vista que ambos hemos logrado visibilidad, mmm…. no es lo óptimo. Veamos que podemos hacer al respecto. Queda incorporar al equipo de reclutamiento en la otra oficina a miles de kilómetros, pero en este punto me doy cuenta que necesitamos una herramienta electrónica, para lo cual luego de evaluar decidí adoptar LeanKit Kanban.

dosTablerosKanban

Logramos eliminar lo dos tableros físicos y comenzamos a trabajar 3 personas con la versión electrónica, incluyendo mi asistente de HR en Perú y la responsable de reclutamiento en la otra oficina. Al final llegamos a un tablero como el que muestro abajo:

tableroKanbanLeanKit2

Fuimos capaces de cambiar prioridades rápidamente dependiendo de cómo las oportunidades se iban materializando pudiendo acelerar o desacelerar contrataciones dentro del proceso.

CambiandoPrioridadesKanban

Los colores y prioridades facilitaron la gestión visual y pudimos ver cuellos de botella. El equipo de recrutamiento comenzó a entender las ventajas de limitar la cantidad de candidatos en progreso y que no debian empujar el trabajo a la gente sino que la persona de la fase siguiente debia jalarlo cuando tuviese capacidad disponible. Poco a poco fuimos encontrando el balance ideal experimentando con distintos límites.WIPLimits

Acordamos colectivamente las políticas y las hicimos explícitas dentro del proceso. Pudimos obtener estadísticas y data del proceso que antes no teniamos.

politicasExplicitas

Eliminamos reportes, emails, llamadas y reuniones que ya no tenian sentido porque ahora podiamos todos visualizar el mismo proceso y gestionarlo visualmente. ¡De pronto mi Inbox empezó a recibir mucho menos correos electrónicos! La cultura de los equipos de reclutamiento pasaron por un proceso de cambio  gradual. Comenzamos a tener tiempo para hacer mas cosas, empezamos a tener conversaciones productivas sobre cómo mejorar el proceso regularmente. Logramos un proceso LEAN.

wastefulmeeting

Conclusiones

Seguimientos innecesarios, desbalance entre la cantidad de candidatos a procesar contra la capacidad disponible, prioridades que eran dificiles de entender, falta de politicas explicitas y un alto grado de subobtimizacion eran tan solo algunos de los problemas que generaron desperdicio y tensión en los participantes a cargo de  reclutamiento.

Los cuellos de botella cuya atencion inmediata era necesaria se hicieron visibles invitando a los participantes del proceso a tomar acción en el momento correcto.

Mejoramos politicas de reclutamiento que previamente estaban escondidas en emails y conversaciones con el equipo. Encontramos un balance natural entre la demanda y capacidad del equipo de reclutamiento logrando mejor toma de decisiones y mucho mas visibilidad sobre las prioridades y políticas.

Kanban se complementó muy bien con otros sistemas inhouse para gestionar candidatos, los tiempos de ciclo mejoraron y llegamos a tener un proceso mas  eficiente y efectivo con menos emails, reportes, llamadas improductivas y necesidad de hacer seguimiento para que se terminen las actividades removiendo así desperdicio del proceso pero de manera gradual sin imponerle a nadie las nuevas prácticas.

En resumen logramos los siguientes beneficios:

1) Menos desperdicio
2) Alta visibilidad en el proceso
3) Dejamos de hacer seguimiento de candidatos
4) Entendimos mejor las prioridades
5) Definimos politicas explicitas a seguir
6) Preveer contrataciones contra las oportunidades que se iban materializando
7) Medición del “Lead Time”
8) Redujimos el estrés
9) Optimizamos el todo

Logramos la capacidad de mejorar el proceso continuamente ya que Kanban promueve el Pensamiento Lean y Kaizen. ¿crees que podrias identificar sistemáticamente el desperdicio en algún proceso y aplicar estos conceptos en tu organización?

¿Te pareció interesante? Míra este caso en video!

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Manuel Mazán

Manuel Mazán

Fundador de Agiland en el 2010 y Consultor internacional en Metodologías Ágiles e innovación. Casi 20 años de experiencia internacional trabajando en Perú, España, Irlanda y UK. Pionero aplicando el método Lean Kanban en Perú. Manuel ha llevado a cabo transformaciones ágiles exitosas a nivel de equipo y a escala. En el 2015 lideró la transformación ágil de la banca digital en BBVA Continental. Ingeniero de Sistemas (Cum Laude) Universidad de Lima. MBA Ulster University (UK). Certified Scrum Master (CSM), Certified Scrum Professional (CSP), Scaled Agile Framework (SAFe) Program Consultant, Facilitador Management 3.0 y PNL Practitioner. Expositor internacional Lean Kanban Southern Europe 2012 España, Ágiles 2012 Argentina, Ágiles 2013 Perú,Ágiles 2014 Colombia y ScrumDay Perú.
Manuel Mazán
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  • Augusto Evangelisti

    This looks like a very tidy use case for Kanban, thanks for sharing!

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